Stripe: Die Krux mit uneinbringlichen Rechnungen
Der Stripe-Status „Uneinbringlich“ wirkt wie die richtige Lösung für unbezahlte Rechnungen. In der Buchhaltung bleibt der ursprüngliche Umsatz aber oft bestehen. Wer Umsatz und Umsatzsteuer korrigieren will, sollte die Rechnung deshalb stornieren.
Die Natur unseres Produkts bringt es mit sich, dass wir beim Onboarding unserer Kund:innen viele Stripe-Accounts auf Herz und Nieren prüfen. Über die Zeit haben sich dabei klare Muster bei Bedienfehlern in Stripe ergeben. Einer dieser wiederkehrenden Fehler betrifft den Rechnungsstatus „Uneinbringlich“.
Das klingt nach einer Kleinigkeit. In der Buchhaltung kann es aber dazu führen, dass Umsätze zu hoch ausgewiesen werden und Umsatzsteuer unnötig beim Finanzamt bleibt.
Soll- und Istversteuerung
Um das Problem zu verstehen, lohnt sich ein kurzer Blick auf Soll- und Istversteuerung. Es geht um die Frage: Wann muss Umsatzsteuer gemeldet und an das Finanzamt abgeführt werden?
Sollversteuerung: Die Umsatzsteuer wird fällig, sobald die Leistung erbracht wurde. Ob der/die Kund:in schon bezahlt hat, ist dafür grundsätzlich egal. Wurde vorab bezahlt, entsteht die Umsatzsteuer bereits mit der Zahlung.
Beispiel: Eine Leistung läuft von Januar bis April. Dann wird die Umsatzsteuer grundsätzlich im Voranmeldungszeitraum April fällig. Zahlt der/die Kund:in schon im Februar, wird sie bereits im Februar fällig.
Istversteuerung: Die Umsatzsteuer wird erst dann fällig, wenn der/die Kund:in bezahlt.
Warum offene Stripe-Rechnungen problematisch werden können
In der Stripe-Buchhaltung werden Rechnungen häufig mit dem Rechnungsdatum eingebucht. Das ist meistens unproblematisch, weil Stripe-Rechnungen oft direkt bezahlt werden.
Schwierig wird es bei offenen Rechnungen unter Sollversteuerung. Dann wird die Umsatzsteuer bereits abgeführt, obwohl das Geld noch nicht eingegangen ist. Wenn später klar wird, dass die Rechnung nicht mehr bezahlt wird, ist das ärgerlich: Du bist gegenüber dem Finanzamt in Vorleistung gegangen.
Für solche Fälle braucht die Buchhaltung eine saubere Korrektur.
„Uneinbringlich“ klingt richtig, ist aber oft nicht die Lösung
In Stripe gibt es den Rechnungsstatus „Uneinbringlich“. Der Name wirkt naheliegend: Eine Rechnung wird vermutlich nicht mehr bezahlt, also markiert man sie als uneinbringlich.
Genau hier liegt die Krux.
Der Status sagt in Stripe: Die Zahlung wird nicht mehr erwartet, ist aber weiterhin möglich. Die Rechnung wird dadurch nicht storniert. In vielen DATEV-Workflows entsteht deshalb auch kein automatischer Storno in der Buchhaltung.
Das Ergebnis: Der Umsatz bleibt unter Umständen verbucht und die bereits abgeführte Umsatzsteuer wird nicht automatisch korrigiert.
Aus Sicht der Stripe-Oberfläche sieht der Fall erledigt aus. Aus Sicht der Buchhaltung ist er es oft nicht.
Wann du „Storniert“ verwenden solltest
Wenn du einen offenen Rechnungsvorgang in Stripe rückgängig machen willst, solltest du die Rechnung stornieren.
Beim Storno wird die Rechnung in Stripe in einen endgültigen Status versetzt. Sie kann danach nicht mehr bezahlt werden. In der Buchhaltung ist das das klare Signal, den ursprünglichen Vorgang auszubuchen und die Umsatzsteuer über die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung zu korrigieren. Kurz gesagt:
- Storniert heißt: Der Vorgang soll rückgängig gemacht werden.
- Uneinbringlich heißt: Die Zahlung wird nicht mehr erwartet, aber der Vorgang ist nicht automatisch storniert.
Wenn die Leistung bereits erbracht wurde und es nur um einen Zahlungsausfall geht, sollte deine Steuerkanzlei entscheiden, wie der Fall konkret gebucht wird. Wichtig ist nur: Der Stripe-Status „Uneinbringlich“ ersetzt keinen sauberen Buchhaltungsprozess.
Was passiert, wenn doch noch gezahlt wird?
Wenn eine Rechnung storniert wurde und der/die Kund:in wider Erwarten doch noch zahlen möchte, kannst du die Rechnung in Stripe duplizieren. Dadurch entsteht eine neue offene Rechnung, die bezahlt werden kann.
Fazit
Der Status „Uneinbringlich“ klingt in Stripe oft wie die richtige Wahl. Für die Buchhaltung ist er aber nicht automatisch die richtige Lösung.
Wenn du eine offene Rechnung wirklich rückgängig machen willst, setze sie auf „Storniert“. So entsteht in der Buchhaltung das klare Signal für die Korrektur.
Noch Fragen?
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